Data, erfarenhet, och allt däremellan

Har du också upplevt att verksamheten har svårt att identifiera data som stödjer att sätta ihop en helhetsbild som hjälper till att se på verksamhetens portföljstyrning från olika perspektiv?

Två sorters data

Strategisk portföljstyrning vilar på två fundamentalt olika sorters data.

Generisk data, samma oavsett verksamhet

Vissa fält är desamma oavsett om ni driver ett mediabolag, en kommun eller en industri:

Namn, ägare, sponsor, status, budget, startdatum, kostnad, beroende, business case.

Det är strukturen i portföljstyrning. Den ser likadan ut för Volvo som för Region Skåne. Standardfält, standardrelationer, standardrapporter. Det är infrastrukturen för portföljstyrning.

Verksamhetsspecifik data, er kontext, er erfarenhet

Sedan finns det andra som inte alls är generiskt. Det är data som beskriver vad som faktiskt spelar roll för just er, och som ändras över tid:

• Era strategiska mål
• Era beslutskriterier (lagkrav, etiska gränser, marknadsprioriteringar)
• Era genomförbarhetsfaktorer (kapacitet, kompetens, mognad i krav)
• Era beroenden som inte syns i något system
• Era erfarenheter av vad som faktiskt fungerar

Det här är data som är dynamisk. Den ändras när er strategi ändras. När er marknad förändras. När ledningen byter fokus. Den kan inte sättas en gång och glömmas bort.

Har ni det datat som behövs?

Den ärliga frågan, och det ärliga svaret: både ja och nej.

Ja, mer än ni tror finns redan

Mycket av det som strategisk portföljstyrning kräver finns redan i era befintliga system:

• Ekonomisystem har koll på budget, kostnader, utfall
• Kapacitetssystem har koll på resurser, allokeringar, tillgänglighet
• Projektsystem (Jira, Azure DevOps, etc.) har status, beroenden, framsteg
• HR-system har koll på kompetens och tillgänglig personal
• Strategidokument har målen, även om de bor i en PowerPoint

Det handlar om data som bor på olika ställen och pratar inte med varandra.

Nej, data som kan vara svårt att lagra i ett system

Sedan finns det data som inte finns någonstans. Inte i Jira, inte i Excel, inte i någons databas. Det är data som bara finns i huvudet på erfarna beslutsfattare:

• "Vi har försökt det här tre gånger förut. Det misslyckas alltid när vi går brett innan vi har en pilot."
• "Den här leverantören levererar i tid men kvaliteten är ojämn, vi behöver beställa med marginal."
• "När vi prioriterar internationell expansion innan vi har stabil intern leverans, blir det alltid kaos."
• "Det här initiativet ser bra ut på papper men kommer aldrig att accepteras av styrelsen utan en starkare riskanalys."

Det är inte teknisk data. Det är livs- och arbetserfarenhet, kondenserat till intuition. Och det är ofta den mest värdefulla data ni har, för det är den som har lärt sig av era misstag.

Utmaningen är hur verksamheten kan använda den typen av data tillsammans med all data som finns i olika stödsystem, och använda det för att stoppa slöseri av resurser.

Föreställ er om allt detta samlades

Tänk er nu det här. Att alla dessa olika datakällor, strukturerade fält från ekonomisystem, status från Jira, strategimål från ledningsdokument, och erfarenheter och kriterier från era mest seniora medarbetare, kunde stoppas in på samma ställe.

Att ni för första gången kunde se hela portföljen från flera perspektiv samtidigt:

• Vilka initiativ är viktigast strategiskt?
• Vilka är genomförbara givet vad vi vet idag?
• Vilka uppfyller våra etiska och praktiska kriterier?
• Vilka har beroenden som inget av våra system fångar?
• Vilka liknar tidigare initiativ som lyckats eller misslyckats?

Det är vad strategivisualisering gör. En gemensam bild av portföljen som ledningen kan betrakta från flera perspektiv samtidigt: det strategiska, det ekonomiska, det leveransmässiga, det erfarenhetsbaserade. Inte en lista. En bild ni kan stå framför tillsammans, peka på samma sak, och resonera kring.

Det är vad strategisk portföljstyrning faktiskt handlar om. Inte att ersätta era system. Inte att samla in mer data. Att sammanföra det ni redan har och det ni redan vet så att hela ledningsgruppen kan se samma sak samtidigt.

När det här inte är rätt verktyg för er

För att vara ärliga: det här fungerar inte för alla.

Om er portfölj består av tre parallella uppdrag och ni alla pratar varje dag, då behöver ni inte ett system för att samla in data. Korridoren räcker.

Om er organisation aldrig har diskuterat strategiska mål uttryckligen, om ingen vet vad ett "beslutskriterium" är, eller om era seniora medarbetare inte är intresserade av att dela med sig av sin erfarenhet, då finns ett underliggande arbete att göra först. Det arbetet kan inte ersättas av ett verktyg.

Men för organisationer med 30+ aktiva initiativ, befintliga projektsystem, och en ledningsgrupp som är frustrerad över att deras erfarna kollegors insikter aldrig syns i prioriteringsbeslut, då är frågan inte längre om ni har datat.

Frågan är vad ni kan göra med datat när det är samlat.