Data, erfarenhet, och allt däremellan

Har ni redan datat som behövs för att styra portföljen, men får aldrig ihop det till en helhetsbild ni kan se från flera perspektiv?

Det mesta finns redan

Strategisk portföljstyrning vilar mest på data ni redan har. De strukturella fälten, namn, ägare, status, budget, kostnad, beroenden, ser likadana ut för Volvo som för Region Skåne, och bor redan i era system.

• Ekonomisystemet har budget, kostnader och utfall.
• Kapacitetssystemet har resurser, allokeringar och tillgänglighet.
• Projektsystemet, Jira eller Azure DevOps, har status, beroenden och framsteg.
• HR-systemet har kompetens och tillgänglig personal.
• Strategin har målen, även om de bor i en PowerPoint.

Problemet är inte att datan saknas. Det är att den bor på olika ställen och inte pratar med varandra.

Den viktigaste datan står inte i något system

Men den mest värdefulla datan finns varken i Jira, i Excel eller i någons databas. Den bor i huvudet på era mest erfarna beslutsfattare, och låter ofta ungefär så här.

• "Vi har försökt det här tre gånger förut. Det misslyckas alltid när vi går brett innan vi har en pilot."
• "Den här leverantören levererar i tid men kvaliteten är ojämn, vi behöver beställa med marginal."
• "När vi prioriterar internationell expansion innan vi har stabil intern leverans, blir det alltid kaos."
• "Det här initiativet ser bra ut på papper men accepteras aldrig av styrelsen utan en starkare riskanalys."

Det är inte teknisk data. Det är erfarenhet kondenserad till intuition, ofta det mest värdefulla ni har, för den har lärt sig av era misstag. Hit hör också allt som skiftar med strategin. Era mål och genomförbarhetsfaktorer. Era beslutskriterier, från lagkrav och etiska gränser till marknadsprioriteringar. Och vilka krav som är lagtvingande, de som måste göras oavsett hur de faller ut mot allt annat. Sådant sätts inte en gång och glöms bort.

Utmaningen är att använda den kunskapen tillsammans med allt som redan ligger i systemen, och göra det till något ni kan styra på.

Föreställ er om allt detta samlades

Tänk er att alla dessa källor, fält från ekonomisystemet, status från Jira, mål från ledningsdokument, och erfarenheten hos era mest seniora, hamnade på samma ställe.

Att ni för första gången kunde se hela portföljen från flera perspektiv samtidigt.

• Vilka initiativ är viktigast strategiskt?
• Vilka är genomförbara givet vad vi vet idag?
• Vilka uppfyller våra etiska och praktiska kriterier?
• Vilka har beroenden som inget av våra system fångar?
• Vilka påminner erfarna medarbetare om tidigare försök?

Det är vad strategivisualisering gör. En gemensam bild av portföljen som ledningen kan betrakta från flera håll samtidigt, det strategiska, det ekonomiska, det leveransmässiga, det erfarenhetsbaserade. Inte en lista. En bild ni kan stå framför tillsammans, peka på samma sak och resonera kring.

Det är vad strategisk portföljstyrning faktiskt handlar om. Inte att ersätta era system. Inte att samla in mer data. Att sammanföra det ni redan har och det ni redan vet så att hela ledningsgruppen kan se samma sak samtidigt.

När det här inte är rätt verktyg för er

För att vara ärliga, det här fungerar inte för alla.

Om er portfölj består av tre parallella uppdrag och ni alla pratar varje dag, då behöver ni inte ett system för att samla in data. Korridoren räcker.

Om er organisation aldrig har diskuterat strategiska mål uttryckligen, om ingen vet vad ett "beslutskriterium" är, eller om era seniora medarbetare inte är intresserade av att dela med sig av sin erfarenhet, då finns ett underliggande arbete att göra först. Det arbetet kan inte ersättas av ett verktyg.

Men för organisationer med 30+ aktiva initiativ, befintliga projektsystem, och en ledningsgrupp som är frustrerad över att deras erfarna kollegors insikter aldrig syns i prioriteringsbeslut, då är frågan inte längre om ni har datat.

Frågan är vad ni kan göra med datat när det är samlat.

Att samla det är precis vad en genomlysning gör. I workshopen förs organisationens mål, varje chefs verksamhetsmål och bedömningskriterierna in på samma yta, tillsammans med det som annars bara bor i huvudet på era mest erfarna. Vi faciliterar och dokumenterar, innehållet och besluten är era. I plattformen slår ni sedan på och av paneler med perspektiv-väljaren och sparar den vy som passar samtalet.

Och det som räknas är genomskinligt. Motorn är en viktad summa med koppling och målfaktor, inte en svart låda. Samma indata ger samma resultat, och varje placering går att spåra tillbaka till kriterierna ni själva satt. De tre måttstockarna, bidrag till mål, beslutskriterier och genomförbarhet, vägs aldrig ihop till ett tal. Hur arbetet går till steg för steg går vi igenom i genomlysningen.