Mognadstrappan för portföljstyrning

De flesta organisationer har samma smärta: för många initiativ pågår eller står i kö, ingen kan riktigt enas om vad som ska göras eller i vilken ordning, och kopplingen mellan enskilda initiativ och de strategiska målen är otydlig. Ledningsgruppen vet att det finns ett problem. Ändå mals diskussionen på i workshops, Excel-blad och styrgruppsmöten, utan att samsynen kommer närmare.

Det finns ett annat sätt. Det kallas strategivisualisering: en flerperspektivsbild som ledningen och leveransorganisationen kan stå framför och peka på samma sak. Det är ingen dashboard och ingen PowerPoint med pilar. Det är en gemensam representation av färden mot det tilltänkta värdet, där var och en ser sin egen roll i resan. I strategivisualiseringen blir det synligt vilken kombination av aktiviteter som bygger grundstenarna, som faktiskt går att genomföra, och som tillsammans levererar det värde beslutsfattarna har satt som krav.

Modellens styrka ligger i att ni inte behöver bygga allt på en gång. Strategivisualiseringen kan byggas som en mognadstrappa: fem steg där vart och ett levererar något i sig. Ni kan stanna på vilket steg som helst. Ni kan ta nästa steg när ni är redo. Och varje steg lär er något ni inte visste innan.

Varför trappa, inte plan?

En projektplan är en kalender. En trappa är ett kunskapsbygge.

Skillnaden spelar roll. En kalender förutsätter att ni redan vet vad ni kommer fram till. En trappa förutsätter att varje steg lär er något nytt som påverkar nästa steg.

Det är också så det fungerar i praktiken, fast utan struktur. När en organisation kommer till Steg 3 har de ofta upptäckt att målen från Steg 2 inte var rätt formulerade. När de tar sig an Steg 4 inser de att vissa kriterier från Steg 3 egentligen var genomförbarhetsfaktorer. Det är inte bakslag, det är mognad.

Trappan tillåter den mognaden. En plan gör det inte.

Varje steg skapar djupare insikt och större samsyn kring vad som är viktigt och vad som är möjligt, utan att något initiativ tas bort på vägen. Vid Steg 5 ser ledningen hela portföljen igen, nu från flera perspektiv: vilka initiativ leder mest effektivt mot målen, uppfyller organisationens kriterier, och faktiskt går att leverera.

Trappans fem steg

Steg 1 — Inventering av värde och mål

Vilket värde vill organisationen skapa? Vilka mål tar er dit?

Här samlas beslutsfattarna kring de stora frågorna. Vad är det fantastiska nyläget? Vilka delmål består det önskade värdet av? Vilka av organisationens initiativ skulle bidra till de målen?

När steget är klart: ledningsgruppen kan ge samma svar på frågan "vart är vi på väg, och varför?" utan att titta i olika kalkylark.

Steg 2 — Viktning av mål och mappning av initiativ

Vilka mål är viktigast? Hur bidrar varje initiativ till respektive mål?

Här konkretiseras målen, ofta som OKR, KPI eller liknande. Syftet är att skapa samsyn om vad som är viktigast, och därigenom också om vilka initiativ som rankar lägst mot målen.

Efter steget har ni för första gången ett gemensamt svar på "vad är viktigast just nu och varför" som hela ledningen står bakom. Prioriteringsbråken på styrgruppsmötet ersätts gradvis av samtal om kriterier istället för om enskilda personers åsikter.

Steg 3 — Viktning av beslutskriterier och mappning av initiativ

Vilka beslutskriterier är avgörande? Vilka krav är inte förhandlingsbara, och vilka är önskvärda?

Här tillkommer ett nytt lager i rangordningen. Initiativ som inte uppfyller beslutskraven sjunker långt ner i listan, men finns kvar för att kunna betraktas vid Steg 5.

När steget är klart kan ni visa hela organisationen varför ett visst initiativ rankas så lågt det gör, baserat på kriterier som alla varit med och satt. Det är obekvämt i stunden, men det är det som gör besluten försvarbara uppåt och utåt. Ingen behöver längre säga "för att jag bestämde det".

Steg 4 — Viktning av genomförbarhetskriterier och mappning av initiativ

Kan vi faktiskt leverera det här? Var hänger det upp sig?

Ni går igenom strukturerade kriterier för sponsorskap, kompetens, beroenden, risk, kapacitet och kravmognad. Här blir flaskhalsarna synliga — initiativ eller resurser som blockerar andra.

När steget är klart vet ni inte bara vad ni borde göra, utan vad ni faktiskt kan leverera. Initiativ som inte är redo flaggas. Inte för att de ska stoppas, utan för att de ska kunna förberedas. Ledningens beslut bygger inte längre på antaganden om kapacitet, utan på en strukturerad bild av den.

Steg 5 — Simulera och analysera

Vad händer om vi viktar om målen, besluts- eller genomförbarhetskriterierna? Vad händer om förutsättningarna ändras, eller om nya kriterier tillkommer?

Och här blir Mognadstrappans kärnegenskap synlig: hela listan finns kvar. Inget initiativ togs bort på vägen. Vid Steg 5 ser ni hela portföljen igen, nu från flera perspektiv samtidigt: vilka initiativ leder mest effektivt mot målen, uppfyller organisationens kriterier, och faktiskt går att leverera.

När de fyra första stegen är på plats har ni en levande strategivisualisering. Då börjar det riktigt intressanta. En CFO kan på minuter pröva vad som händer om budgeten skärs ned med tio procent. En CIO kan se vilka initiativ som faller bort om en nyckelresurs försvinner. En ledningsgrupp kan ställa flera möjliga vägar bredvid varandra och välja den som faktiskt går att försvara, inte den som råkar ha starkast röst i rummet.

Det ni har när steget är klart är inte ett prioriteringsbeslut som måste tas om en gång om året. Ni har en gemensam yta att fatta beslut på, och stå bakom när förutsättningarna ändras. Och de ändras alltid.

I nästa avsnitt — fördjupningar steg för steg

Det här är översikten. I de fem fördjupningar som följer går vi igenom varje trappsteg i detalj: vilka som ska vara med, hur workshopen läggs upp, vad ni gör mellan workshops, och vad ni har kvar när steget är klart.

Ni behöver inte läsa dem i ordning. Ni behöver inte ens läsa alla. Börja med det steg som ligger närmast där ni är just nu.

• Steg 1 — Inventering av värde och mål(kommer snart)
• Steg 2 — Viktning av mål och mappning av initiativ(kommer snart)
• Steg 3 — Viktning av beslutskriterier(kommer snart)
• Steg 4 — Viktning av genomförbarhetskriterier(kommer snart)
• Steg 5 — Simulera och analysera(kommer snart)

Fördjupningarna byggs i nästa omgång — länkarna ovan är reserverade men sidorna kommer snart.